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TRUCS DU MÉTIER : Améliorer l’expérience de vos exposants, c’est possible!

Par Caroline Barré pour ExpoMag mai 2014

 

Vous prévoyez l’organisation d’un salon professionnel, grand public ou mixte? Découvrez quelques astuces qui vous permettront d’optimiser l’expérience de vos exposants et de faire de votre événement, un incontournable d’année en année.

 

1 ) Le manuel de l’exposant, la base de tout événement!

« Le manuel de l’exposant, c’est vraiment la clé », soutient Nathalie Loiselle, responsable des expositions à la Société du Centre des congrès de Québec. Il renseigne sur le promoteur et fournit l’information sur l’horaire du salon (dates et heures de l’événement, mais aussi temps alloué au montage, à l’entrée des exposants et au démontage), les normes d’aménagement des stands (dimensions et inclusions) et un répertoire de fournisseurs suggérés et exclusifs (formulaires de commande, coordonnées, services offerts).

 

« Donner le guide à l’avance, dès que les exposants s’inscrivent », conseille Christine Leroux, coordonnatrice marketing chez Skyline Montréal. Marylène Beaudry, directrice halls d’exposition à la Place Bonaventure, insiste, quant à elle, sur l’importance d’avoir un personnel compétent pour répondre aux interrogations des exposants avant, pendant et après l’événement. « Des rappels doivent être acheminés aux exposants », précise Mme Beaudry relativement aux dates limites, à l’accès au débarcadère et aux procédures de démontage.

 

2 ) Ne vous contentez pas d’attirer une clientèle, retenez-la!

La configuration d’une salle d’exposition n’offre pas la même visibilité à tous les exposants. Dans son plan, un promoteur de salon doit prévoir des aires de repos accueillantes afin de garder les visiteurs sur les lieux de l’exposition.

 

« Il faut faire en sorte que les visiteurs puissent aller voir un peu tout le monde », souligne Jacques Dupuis, président de Symbiose Marketing Événementiel, attitré au développement des affaires. Il prône un concept brise-glace qui favorise la visite des exposants par différents jeux et animations. N’en tient qu’à l’exposant d’entamer la discussion au moment d’étamper un passeport ou de répondre à un jeu-questionnaire!

 

Par ailleurs, une clientèle bien ciblée se montrera plus intéressée. Accordez-lui le temps de visiter vos exposants entre les conférences et activités connexes prévues au cours du salon. Pour l’exposant, rencontrer des clients de qualité compte davantage que la quantité. « Il peut aussi être intéressant de fournir aux visiteurs une liste des exposants et leurs coordonnées », suggère M. Dupuis qui apprécie cet aide-mémoire.

 

3 ) Innovation, technologie et médias sociaux… instaurez le mouvement!

Alors que les salons professionnels restent plus conservateurs dans la facture de leurs événements selon Mme Loiselle, les salons dits publics jouent davantage la carte de l’audace et de la créativité pour attirer les visiteurs. Activités nouvelles en lien avec la thématique du salon et aménagements spéciaux, par exemple le style « lounge », comptent parmi les aspects sur lesquels les promoteurs misent ces dernières années.

 

Utilisez les réseaux sociaux pour créer un engouement avant la tenue d’un salon. Alimentez ensuite les médias sociaux afin de préserver l’intérêt des visiteurs et invitez-les à émettre leurs commentaires. « Incorporez la technologie dans le kiosque », conclut Mme Leroux. Les salles d’exposition offrent maintenant une connexion Internet sans fil plus abordable. Promoteur et exposants peuvent ainsi diffuser de l’information sur grand écran ou via une tablette que les visiteurs pourront manipuler. La présence de stations de charge pour cellulaires, positionnées à des emplacements stratégiques du salon ou offertes par les exposants dans leur kiosque, est aussi un bon moyen de rapprocher clients et exposants.